1 目的
為防止驗廠不通過、并及時應(yīng)對驗廠異常 建立有效的處理機制和應(yīng)對措施 使驗廠不通過導
致的客戶流失風險降至最低 特制定本應(yīng)急預(yù)案。
2?范圍集團公司所屬各部門、事業(yè)部
3?職責
3.1?運行部 負責驗廠信息發(fā)布、驗廠相關(guān)的資料、驗廠過程的協(xié)調(diào)組織、并監(jiān)督檢查做好整改措施。
3.2?人力資源中心 負責人權(quán)方面的資料準備及后續(xù)整改
3.3?綜合管理部 負責集團防恐及后勤保障事項驗廠資料準備及后續(xù)整改
3.4?品管部 負責質(zhì)量驗廠資料準備及后續(xù)整改
3.5?設(shè)備部 負責安全及環(huán)保方面的驗廠資料準備及后續(xù)整改
3.6?各事業(yè)部 負責按照驗廠的要求進行資料準備及后續(xù)整改
4?內(nèi)容
4.1 驗廠信息
4.1.1?驗貨專員在接到驗廠通知后應(yīng)對客戶驗廠的信息做一個了解 客戶驗廠內(nèi)容、要求準備的資料、驗廠機構(gòu)及驗廠人員 并要了解客戶驗廠的流程及驗廠結(jié)果的影響
4.1.2?驗廠專員應(yīng)對客戶歷次的驗廠情況進行整理 特別要對整改內(nèi)容進行回顧
4.1.3?根據(jù)了解的驗廠信息對本次驗廠的重要性做一個評估 A:必須要通過 B 改進后還可以再驗 。
4.2 驗廠信息發(fā)布
驗廠確認后驗廠專員把驗廠時間通知各事業(yè)部、設(shè)備部、品管部、人力資源中心、綜合管理部、
儲運部、模具中心的各位經(jīng)理。對于 A 類驗廠客戶必須開會通知。
4.3 驗廠準備
4.3.1?驗廠專員組織按照客戶要求的驗廠資料進行準備 資料提供給客戶審核人員時自已必須先了解所提供資料的基本情況 并進行過濾
4.3.2?各事業(yè)部要在審核當天把所有與生產(chǎn)信息相關(guān)的各類報表、單 憑 據(jù)、生產(chǎn)記錄、員工請假、加班記錄等信息資料放好 如需要在生產(chǎn)現(xiàn)場拿相關(guān)的生產(chǎn)信息資料時 都必須是事前經(jīng)過確認后無問題的資料
4.3.3?要做好員工的宣導工作 對于 A 類驗廠應(yīng)在被審核的前一天進行一次宣導 新進員工未滿三個月的在審核當天按放假來處理
4.3.4?事業(yè)部、部門的特殊崗位需佩戴防護用品的員工要按要求佩戴 安全消防設(shè)施、通道、記錄必須保證完好、暢通、準確無誤 各事業(yè)部的醫(yī)藥箱在被審核前二天提出欠缺藥品 到總務(wù)科直接領(lǐng)取或申購 被審核當天必須有規(guī)定的藥品和領(lǐng)用記錄
4.3.5?環(huán)保方面必須按 ISO14000 要求執(zhí)行
4.3.6?對于 A 類驗廠客戶在審核之前應(yīng)由驗廠專員組織有關(guān)部門對現(xiàn)場進行檢查 特別是上次驗廠要求整改項目要落實。
4.4 現(xiàn)場檢查
4.4.1 陪同人員須按規(guī)定的路線安排審核?并在出發(fā)前再一次通知各事業(yè)部、部門的負責人 A
類客戶驗廠要求各事業(yè)部、部門要有專人陪同。
4.4.2?在現(xiàn)場陪同的情況下多給審核人員講解產(chǎn)品方面的知識 盡量減少他們接近工作臺的機會 并能隨時調(diào)整你看到的一些不符合現(xiàn)場要求的情況
4.4.3?盡可能避免審核人員去敏感的幾個生產(chǎn)事業(yè)部和區(qū)域 比如烤漆、噴涂車間 印刷車間
模具中心 造粒車間 ?；穫}庫。
4.4.4?在回答審核人員相關(guān)于生產(chǎn)方面的問題時盡可能避免涉及員工工資、加班等敏感性問題
4.4.5?如審核人員需要事業(yè)部現(xiàn)場提供生產(chǎn)報表、檢驗記錄時先私下與管理人員確認資料的無誤性 同時盡可能不要讓審核人員在現(xiàn)場直接拿 可采取讓事業(yè)部管理人員稍后直接送到會議室的辦法
4.4.6 現(xiàn)場抽查員工作訪談時?利用空隙時間讓事業(yè)部管理人員再次給抽中的員工做宣導。
4.5 驗廠過程中發(fā)生問題
4.5.1 驗廠陪同人員在現(xiàn)場審核時要時刻關(guān)注審核的情況?特別是審核員拍攝到的、拿到的資
料要進行排查 一旦發(fā)現(xiàn)有問題應(yīng)立即做好應(yīng)對措施和解釋
a)對于人權(quán)方面?由人力資源中心負責做好應(yīng)對措施和解釋工作 其他相關(guān)部門積極配合
b)對于安全、環(huán)保方面?由設(shè)備部負責做好應(yīng)對措施和解釋工作 其他相關(guān)部門積極配合。
c)對于品質(zhì)方面?由品管部負責做好應(yīng)對措施和解釋工作 其他相關(guān)部門積極配合。
d)對于反恐方面?由綜合管理部做好應(yīng)對措施和解釋工作。
4.5.2 驗廠專員應(yīng)及時與審核員溝通了解情況?對問題進行解釋 若審核員仍不認可應(yīng)及時按
照應(yīng)急管理流程上報給副組長以上公司領(lǐng)導 相關(guān)組員積極配合 爭取驗廠通過。
4.6 驗廠不通過
4.6.1?一旦驗廠不通過驗廠專員應(yīng)做好總結(jié) 并及時向業(yè)務(wù)通報相關(guān)情況及后續(xù)的解釋和整改措施。
4.6.2?業(yè)務(wù)方面應(yīng)及時向客戶了解情況 并做好解釋工作及提交整改措施 確定下次驗廠時間及方式。
4.6.3?驗廠專員根據(jù)業(yè)務(wù)方面與客戶溝通的結(jié)果 做好整改措施的落實跟進。
5、應(yīng)急管理組織圖
???????????????
???????????????
???????????????
???????????????
???????????????
組員 設(shè)??組員 運??組員 品??組員 人??組員 綜??組員 各?
???????????????
組長 副總經(jīng)理 邱智宏 662262
副組長 生產(chǎn)總監(jiān) 胡冬 663382
組員 運行部經(jīng)理 張祖?zhèn)?663743? 、人力資源中心經(jīng)理 專員?陳五平 662208
設(shè)備部經(jīng)理 李傳雨 665433? 、管理部經(jīng)理 潘華 666567? 體系專員 程洲 660002
綜合管理部經(jīng)理 王龍起 668686? 、運行部驗廠專員 江樂瓊 664698
各事業(yè)部經(jīng)理

?